Client Development Coordinator, Opening Minds Reports To: Manager, Client Development Status: Temporary, Full-Time, 12 months Location: Location: Ottawa, ON Salary Range: $49,965-$55,843 ABOUT MHCC- OPENING MINDS The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a registered charity created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness. Since 2010, the Commission has offered mental health training programs. In 2023, MHCC-Opening Minds (OM) was formally introduced as a social enterprise and the largest systematic effort in Canadian history focused on eliminating stigma. MHCC – Opening Minds offers mental health training programs and advisory services to individuals and organizations who wish to proactively support mental health in their workplaces and communities. Training courses include Mental Health First Aid (MHFA), The Working Mind (TWM), and The Inquiring Mind (TIM). In addition, HeadStrong and our Psychological Health & Safety (PHS) Assessment programs contribute to mental health literacy and stigma reduction. Opening Minds has trained over 1 million people in mental health across Canada, and that number is growing. Our courses are available in person or virtually and have been adapted for greater relevance in many specific sectors. More information can be found at https://openingminds.org POSITION OVERVIEW Opening Minds is seeking to promote and sell mental health training and psychological health and safety audit services to organizations and companies. Reporting to the Manager, Client Development, the Client Development Coordinator will be responsible for managing a high volume of training requests and coordination across the Client Development Team. DUTIES & RESPONSIBILITIES Duties are divided into three core areas: Business Development: Cultivate new and existing leads in Salesforce, maintaining regular contact to drive conversion to course bookings. Coordinate calls and meetings between Client Development Advisors and potential clients. Perform data entry in Salesforce using information collected through in-bound inquiries, marketing initiatives, and promotional activities. Lead Salesforce integration projects to enhance operational efficiency, such as automating intake forms, implementing follow-up campaigns after smaller client courses, and generating detailed reports. Conduct data mining to provide insights into the collective book of business, improving strategic decision-making. Research and identify prospective contacts and emails for the top 20 organizations across different sectors. Leverage resources like Best Workplaces reports to discover new contacts and opportunities for outreach. Marketing/Communications: Support Marketing Specialists in a variety of ways which could include: Coordinate mail-outs and email campaigns Coordinate other promotional campaigns Coordinate timely blogs/case studies Coordinating marketing dashboard Maintain sufficient inventory of updated marketing collateral, marketing materials and conference swag, place orders for new materials as necessary Support the Client Development team with a variety of marketing/communications tasks which could include: Provide assistance in PPT preparation/design Provide assistance in website accuracy (external facing documents) Provide assistance with the creation of internal documents Administration: Meeting and event coordination Schedule and organize meetings, teleconferences, and team discussions, when necessary. Manage and update conference lists, tracking key events and entering data into Salesforce. Handle all aspects of conference coordination, including booth confirmations, payment processing, shipping logistics, and arranging booth accessories. Prepare for conferences by creating material lists, arranging shipping labels, packing boxes, and scheduling shipments to and from event locations. Assist with speaking engagements by coordinating logistical details, confirming technical requirements, and sharing speaker information with clients. Facilitate pre- and post-conference client follow-ups, including outreach emails and personalized communications from advisors. Advisor and client support Support advisors with special operational requests, including troubleshooting client logistics issues and ensuring the timely delivery of critical information. Monitor and track no-dates contracts to ensure courses are scheduled and invoiced in a timely manner. Assist advisors with vendor forms and certificates of insurance to meet client requirements. Respond to special client requests promptly and professionally. Follow up with large clients after the completion of courses to maintain strong relationships and ensure satisfaction. General and operational support Provide administrative assistance to the manager and team members as needed. Stay informed about current and upcoming program developments and initiatives. Address and resolve client-specific issues or special requests, collaborating with internal teams to meet unique needs. Maintain a centralized repository of frequently used documents, templates, and client-specific resources for quick access. REQUIREMENTS High degree of confidence interacting with client organizations Ability to work in a high-pressure and fast paced environment Highly motivated and able to work independently Able to handle multiple tasks at once and working with several team members Results driven Attention to detail Knowledge of Salesforce an asset Bilingualism in both official languages is considered an asset QUALIFICATIONS University degree or college diploma in relevant discipline Minimum 1 year experience working in business development, communications or marketing COMPETENCIES Values and Ethics Respectful of Diversity Continuous Learning Results Management Teamwork and Cooperation Oral/Written Communication Health, Safety and Wellness (Physical and Psychological) PHYSICAL/COGNITIVE DEMANDS: Moderate periods of time spent in meeting type settings. Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer related work. Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings etc. 5 plus hours). High requirement for multi-tasking and effectively dividing attention to numerous duties and responsibilities within a fast-paced environment High degree of concentration required. Highly attentive to details. Low level exposure to extended travel requirements (up to 5% and greater at times). Moderate level exposure to workday extending beyond 7.5 hours. High analytical, problem solving and interpretive requirements. Ability to lift up to 30 lbs may be required to move, set-up, receive, prepare and/or ship IT equipment. Must be comfortable working in open space and/or virtual environments. Must be able to work remotely and at the office effectively; including the availability of reliable internet and working environment (desk, chair etc.) when working remotely; please note that the Commission does not reimburse for internet, utilities or other home office type expenses including desks, chairs etc. PSYCHOLOGICAL DEMANDS: Continuously deadline driven requirements Moderate exposure to stress resulting from complex interactions, stakeholder relations, and output requirements. High level requirement to maintain concentration for extended periods of time to maximize stakeholder engagement, perform situational strategic analysis and interpretation of data and minimize errors. Capacity to effectively organize and prioritize own work. Moderate degree of emotional intelligence required to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence and inspire others, work well in a team, and manage conflict. Self-motivated and responsive to possible rapid changes in priorities; Flexible and adaptable to change (organizational and environmental) Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed. As a pan-Canadian organization committed to Reconciliation we encourage applications from individuals who identify as Indigenous (First Nations, Inuit, and Métis). The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as; First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged. The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting Human Resources at hr@mentalhealthcommission.ca. While working remotely, the Commission will not be responsible to reimburse any internet charges, or other home office expenses, including utilities or other furniture/equipment, in order to be able to work from home. Please apply for this position on our website at: https://mentalhealthcommission.ca/what-we-do/careers/ While we appreciate all applications, only those selected for interviews will be contacted. Coordonnateur ou coordonnatrice, Prospection de la clientèle, Changer les mentalités Supérieur(e) hiérarchique : Gestionnaire, Prospection de la clientèle Statut d’emploi : Temporaire, temps plein, 12 mois Emplacement : Ottawa (Ontario) Échelle salariale de base : 49 965 $ à 55 843 $ À PROPOS DE LA CSMC – CHANGER LES MENTALITÉS La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est un organisme de bienfaisance enregistré qui a été créé pour sensibiliser la population canadienne aux questions de santé mentale et améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec une maladie mentale. Depuis 2010, la CSMC offre des programmes de formation en santé mentale. En 2023, CSMC – Changer les mentalités a été officiellement présentée comme une entreprise sociale, ainsi constituant le plus grand effort systématique de l’histoire du Canada consacré à éliminer la stigmatisation. CSMC – Changer les mentalités offre des programmes de formation en santé mentale et des services de consultation aux personnes et organisations qui souhaitent soutenir de manière proactive la santé mentale dans leur milieu de travail et leur communauté. Les cours de formation comprennent : Premiers soins en santé mentale (PSSM), L’esprit au travail (EAT) et L’esprit curieux (EC). En outre, La tête haute et nos programmes d’évaluation de la santé et de la sécurité psychologiques contribuent à la sensibilisation à la santé mentale et à la réduction de la stigmatisation. Changer les mentalités a permis de former plus d’un million de personnes en santé mentale partout au Canada, et ce nombre ne cesse de croître. Nos cours sont disponibles en personne ou en ligne et ont été adaptés pour mieux répondre aux besoins de nombreux secteurs. Pour en savoir plus, veuillez consulter : https://changerlesmentalites.org/ APERÇU DU POSTE Changer les mentalités souhaite promouvoir et vendre des services de formation en santé mentale et de vérification de la santé et de la sécurité psychologiques auprès d’organisations et d’entreprises. Relevant du ou de la gestionnaire, Prospection de la clientèle, la personne retenue pour le poste sera appelée à gérer un volume élevé de demandes de formation et à assurer la coordination au sein de l’équipe responsable de la prospection de la clientèle. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS Les tâches sont regroupées en trois principaux domaines. Développement des activités : Saisir les pistes nouvelles et existantes dans Salesforce, garder un contact régulier avec les clients potentiels afin de favoriser la réservation de cours. Coordonner les appels et les réunions entre les agents de prospection de la clientèle et les clients potentiels. Effectuer la saisie des données recueillies lors de demandes de clients, d’initiatives de marketing et d’autres activités promotionnelles dans Salesforce. Diriger des projets d’intégration dans Salesforce afin d’accroître l’efficacité opérationnelle, par exemple l’automatisation des formulaires de demande, la tenue de campagnes de suivi à la suite de cours donnés à de petits clients, et la génération de rapports détaillés. Faire l’exploration des données pour fournir des analyses sur l’ensemble du portefeuille d’activités, améliorant ainsi la prise de décisions stratégiques. Repérer les contacts potentiels et les adresses courriel pour les 20 principales organisations de différents secteurs. Mettre à profit des ressources comme les rapports Meilleurs lieux de travail pour trouver de nouveaux contacts et de nouvelles occasions de rayonnement. Marketing et communication : Soutenir les spécialistes du marketing dans le cadre de tâches diverses, dont les suivantes : Coordonner les envois postaux et les campagnes de courriels. Coordonner les autres campagnes promotionnelles. Coordonner la rédaction ponctuelle de billets de blogues et d’études de cas. Coordonner le tableau de bord de marketing. Assurer un approvisionnement suffisant d’outils de marketing, de matériel promotionnel et d’articles destinés aux conférences, et commander du nouveau matériel au besoin. Soutenir l’équipe de prospection de la clientèle en exécutant diverses tâches de marketing et de communication, notamment les suivantes : Aider à la préparation et à la conception de présentations PowerPoint. Vérifier l’exactitude des renseignements du site Web (documents destinés au public externe). Participer à la création de documents internes. Administration : Coordonner les réunions et les événements. Programmer et organiser des réunions, des téléconférences et des discussions d’équipe, au besoin. Gérer et mettre à jour la liste des conférences, faire le suivi des principaux événements et saisir les données dans Salesforce. Gérer tous les aspects de la coordination des conférences, notamment la confirmation des kiosques, le traitement des paiements, la logistique des expéditions et la préparation des accessoires des kiosques. Préparer les conférences (dresser la liste du matériel requis, préparer les étiquettes de livraison, emballer le matériel, programmer l’expédition de ces articles vers le lieu des événements et leur retour). Fournir du soutien pour les conférences (coordonner les détails logistiques, vérifier les exigences techniques, transmettre l’information sur les conférenciers aux clients). Assurer le suivi avant et après les conférences, par exemple au moyen de courriels et de communications personnalisées de la part des conseillers. Soutien aux conseillers et aux clients Fournir du soutien aux conseillers en répondant aux demandes opérationnelles spéciales, notamment pour résoudre des problèmes logistiques avec les clients et pour assurer la transmission d’information essentielle en temps opportun. Effectuer la surveillance et le suivi des contrats qui n’ont pas de calendrier établi afin d’assurer que les cours sont programmés et facturés en temps opportun. Aider les conseillers à remplir les formulaires de fournisseurs et les certificats d’assurance afin de respecter les exigences des clients. Répondre aux demandes spéciales des clients de façon rapide et professionnelle. Assurer le suivi auprès des gros clients après la tenue de cours afin de maintenir des liens solides et d’assurer leur satisfaction. Soutien général et opérationnel Fournir une aide administrative au (ou à la) gestionnaire et aux membres de l’équipe, au besoin. Demeurer au courant de la progression des programmes et initiatives en cours et à venir. Traiter les problèmes liés aux clients et les demandes spéciales, en collaboration avec les équipes internes, afin de répondre aux besoins particuliers. Maintenir un recueil de documents souvent utilisés, de modèles et de ressources propres à certains clients afin d’assurer un accès rapide. EXIGENCES Faire preuve d’un haut niveau de confiance afin d’interagir adéquatement avec les organisations clientes Capacité de travailler dans un environnement dynamique, où la pression est parfois élevée Faire preuve d’une grande motivation et d'une capacité de travailler de façon autonome Capacité d’accomplir plus d’une tâche à la fois et de collaborer avec plusieurs membres de l’équipe Souci de parvenir à de bons résultats Avoir le souci du détail Atout : Connaissance de Salesforce Atout : Maîtrise des deux langues officielles QUALIFICATIONS Diplôme universitaire dans une discipline connexe Au moins une année d’expérience de travail en développement des activités, communication ou marketing COMPÉTENCES Valeurs et éthique Respect de la diversité Apprentissage continu Gestion des résultats Travail d’équipe et coopération Communication orale et écrite Santé, sécurité et bien-être (physiques et psychologiques) EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES Temps moyen consacré aux réunions. Exigences visuelles soutenues (cinq heures et plus) en raison du travail à l’ordinateur. Périodes prolongées passées en position assise, soit 5 heures et plus (travail à l’ordinateur, réunions, etc.). Capacité élevée à accomplir plusieurs tâches à la fois et à porter efficacement son attention à de nombreuses tâches et responsabilités en même temps, et ce, dans un milieu en constante évolution. Niveau élevé de concentration exigé. Très grand souci du détail. Exigences de déplacement faibles (jusqu’à 5 % du temps, parfois plus). Niveau moyen de probabilité de prolonger la journée de travail au-delà de 7,5 heures. Exigences élevées en matière d’analyse, de résolution de problèmes et d’interprétation. La capacité à soulever des charges allant jusqu’à 14 kg pourrait être requise pour déplacer, installer, réceptionner, préparer et expédier du matériel informatique. Doit être en mesure de travailler à distance ou dans un milieu à aires ouvertes. Doit être en mesure de travailler efficacement à domicile et au bureau, ce qui suppose un accès fiable à Internet et un environnement de travail adéquat (p. ex. bureau, chaise, etc.) pour le travail à distance. Veuillez noter que la CSMC ne rembourse pas les frais liés à Internet, aux services publics ou à d’autres dépenses liées au travail à domicile (p. ex. bureaux, chaises, etc.). EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES Exigences constamment axées sur les échéances. Niveau moyen d’exposition au stress découlant d’interactions complexes, des relations avec les partenaires et des exigences en matière de rendement. Exigence élevée de maintien de la concentration pendant des périodes prolongées afin de maximiser la mobilisation des intervenants, d’effectuer une analyse stratégique de situations, d’interpréter des données et de réduire les erreurs. Capacité à organiser efficacement son travail et à établir ses priorités. Intelligence émotionnelle de niveau moyen nécessaire pour établir et maintenir de bonnes relations, communiquer efficacement, influencer et inspirer les autres, bien travailler en équipe et gérer efficacement les conflits. Motivation intrinsèque et capacité d’adaptation à d’éventuels changements rapides de priorités. Flexibilité et capacité à s’adapter aux changements (organisationnels et environnementaux). Objectifs de rendement établis annuellement et évalués sur une base régulière. À titre d’organisme pancanadien engagé sur la voie de la réconciliation, la CSMC encourage les personnes s’identifiant comme Autochtones (membres des Premières Nations, Inuits et Métis) à présenter leur candidature. La CSMC s’engage à promouvoir la diversité et le bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle accueille et encourage les candidatures provenant d’horizons divers, notamment celles des membres des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des membres des minorités visibles ainsi que des personnes ayant un savoir expérientiel de la maladie mentale ou des problèmes liés à la santé mentale. La CSMC invite et encourage les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature. Les candidates et candidats qui en font la demande peuvent bénéficier de mesures d’adaptation à toutes les étapes du processus de sélection. Des formats et des supports de communication accessibles sont offerts aux candidats qui en font la demande par courriel aux ressources humaines à l’adresse rh@commissionsantementale.ca. En période de télétravail, la CSMC ne sera pas responsable de rembourser les coûts de connexion à Internet et les autres dépenses liées au bureau à domicile, y compris les fournitures, le mobilier et l’équipement requis pour travailler à partir de la maison. Veuillez présenter votre candidature pour ce poste sur notre site Web : https://commissionsantementale.ca/ce-que-nous-faisons/recrutement. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.